Triển khai giải pháp MediCRM cho chuỗi Phòng khám đa khoa Ái Nghĩa

Trong bối cảnh thị trường y tế ngày càng cạnh tranh và người bệnh có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết, việc xây dựng trải nghiệm khách hàng nhất quán, chuyên nghiệp và cá nhân hoá đã trở thành yếu tố sống còn đối với các phòng khám, bệnh viện, thẩm mỹ viện và trung tâm y tế. Nhận thấy rõ điều đó, chuỗi Phòng khám đa khoa Ái Nghĩa đã tiên phong trong việc ứng dụng giải pháp CRM chuyên biệt cho y tế – MediCRM để số hóa toàn diện hoạt động Marketing, Tư vấn – Đặt hẹn, và Chăm sóc khách hàng sau khám.

Đây là bước đi chiến lược trong hành trình nâng cao hiệu quả vận hành, giữ chân bệnh nhân và khẳng định vị thế thương hiệu của Ái Nghĩa trên thị trường chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

Giới thiệu về Phòng khám đa khoa Ái Nghĩa

Được thành lập từ năm 2010 với chi nhánh đầu tiên PKĐK Ái Nghĩa Đồng Khởi. Với hơn 12 năm hình thành và phát triển, Hệ thống Y khoa Ái Nghĩa tự hào là ngôi nhà Y tế đáng tin cậy với 9 phòng khám Đa khoa mang thương hiệu Ái Nghĩa tại Đồng Nai. Đội ngũ với hơn 500 nhân sự chuyên nghiệp và gần 150 Bác sĩ toàn thời gian, phục vụ từ 3000 đến 3500 bệnh nhân mỗi ngày. Ái Nghĩa luôn nỗ lực mỗi ngày mang lại sự an tâm và chăm sóc tận tình cho người bệnh, mang lại dịch vụ y tế tốt nhất cho cộng đồng.

Phòng khám đa khoa Ái Nghĩa là chuỗi phòng khám tư nhân hoạt động theo mô hình hiện đại, tích hợp đa chuyên khoa, tập trung vào trải nghiệm dịch vụ thân thiện và chất lượng điều trị chuẩn mực. Với mục tiêu “không ngừng cải tiến để phục vụ tốt hơn”, Ái Nghĩa luôn đón đầu các giải pháp công nghệ để nâng cao hiệu suất vận hành và nâng tầm trải nghiệm khách hàng.

Thách thức trước khi triển khai giải pháp MediCRM

Trước khi triển khai CRM, Ái Nghĩa cũng gặp phải một số vấn đề phổ biến như:

• Hoạt động Marketing bị phân mảnh: dữ liệu khách hàng từ fanpage, Zalo, website, chatbot… không được gom về một nơi, gây khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả từng chiến dịch.

• Đặt lịch hẹn chủ yếu qua điện thoại và inbox: nhân viên phải ghi chú thủ công, dễ nhầm lẫn, trùng giờ hoặc quên lịch.

• Chăm sóc khách hàng sau khám thiếu hệ thống: không có kịch bản nhắc tái khám, gửi kết quả, khảo sát hài lòng…, khiến tỷ lệ quay lại chưa cao.

• Thiếu báo cáo tổng quan về hành trình khách hàng và hiệu suất tư vấn – marketing – chăm sóc.

Ái Nghĩa hiểu rằng, để mở rộng chuỗi hiệu quả, việc đầu tư vào một hệ thống CRM y tế chuyên nghiệp là điều tất yếu. Và đó là lý do MediCRM được lựa chọn.

” Triển khai hệ thống CRM cho phòng khám là một vấn đề cấp thiết, không chỉ phục vụ cho hoạt động quản trị của cấp quản lý, mà còn giúp nhân viên giảm tải áp lực trong công việc mà vẫn đảm bảo hiệu suất tốt, giúp khách hàng được chăm sóc cá nhân hoá và dễ dàng kết nối cùng phòng khám “

Giải pháp MediCRM mang lại gì cho Ái Nghĩa?

Sau quá trình khảo sát và tư vấn, đội ngũ dự án hai bên đã xác định MediCRM là nền tảng trung tâm – bên cạnh hệ thống quản lý phòng khám, giúp Ái Nghĩa vận hành trơn tru và đồng bộ từ hoạt động tiếp thị, tiếp nhận khách hàng đến chăm sóc sau khám.

1. Tích hợp đa kênh – tập trung dữ liệu khách hàng

Thông tin khách hàng từ website, fanpage Facebook, Zalo OA, hotline, chatbot… được kết nối và đổ về CRM tự động. Hệ thống giúp nhân viên tư vấn nắm rõ nguồn đến, nội dung quan tâm và phân loại khách hàng ngay từ đầu.

2. Quản lý đặt lịch khám thông minh – hạn chế trùng, quên, nhầm lịch

Khách hàng có thể đặt lịch thông qua nhiều kênh, hệ thống sẽ phân bổ theo chi nhánh, bác sĩ, khung giờ có sẵn. Lịch hẹn được xác nhận và nhắc tự động qua ZNS/SMS, giúp giảm đáng kể tỷ lệ vắng hẹn.

3. Xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng tự động

Triển khai các workflow CSKH như: cảm ơn sau khám, khảo sát hài lòng, nhắc tái khám, chúc mừng sinh nhật…, tất cả được cá nhân hóa và tự động hóa, giúp khách hàng luôn được quan tâm đúng lúc, đúng nhu cầu.

4. Báo cáo marketing – tư vấn – chăm sóc theo thời gian thực

Cấp quản lý của phòng khám có thể xem báo cáo chi tiết theo từng kênh marketing, hiệu suất tư vấn viên, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ quay lại, chăm sóc sau khám… giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu, không còn phụ thuộc cảm tính.

 5. Sẵn sàng mở rộng chuỗi và tích hợp hệ thống

MediCRM được thiết kế với kiến trúc mở (Open API), giúp Ái Nghĩa dễ dàng mở rộng quy mô chuỗi và kết nối với các hệ thống nội bộ như HIS,  tổng đài, email, website…