MediCRM là giải pháp CRM dành riêng cho lĩnh vực Y tế & Chăm sóc sức khoẻ! Liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn giải pháp. MediCRM tự hào đồng hành cùng cơ sở y tế trên hành trình chuyển đổi số!
Trong 2 năm qua, chi phí chạy quảng cáo phòng khám tại Việt Nam đã tăng trung bình 120–180%, nhưng 80% phòng khám vẫn đang “đốt tiền” vào những khách hàng không bao giờ đặt lịch hoặc chỉ đến 1 lần rồi biến mất.
Thứ thực sự tạo lợi thế cạnh tranh hôm nay không phải là ngân sách lớn, mà là khả năng biến dữ liệu có sẵn trong CRM thành tiền. Biết chính xác khách đến từ kênh nào, đã từng làm dịch vụ gì, sẵn sàng chi bao nhiêu, và làm sao để họ quay lại lần 2, lần 3…
Khi khai thác đúng cách, chỉ riêng dữ liệu CRM đã giúp hàng loạt phòng khám tăng 2–5 lần lịch hẹn từ khách cũ và giảm 30–50% chi phí lead chỉ trong 3–6 tháng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực tế (có mẫu, có bảng, có case study Việt Nam) để làm được điều đó ngay tuần này dù bạn đang dùng phần mềm CRM nào.
Vì sao phòng khám cần sử dụng CRM cho hoạt động tiếp thị?
Trong vòng 2 năm qua, chi phí để thu hút khách hàng tiềm năng cho bệnh viện, phòng khám đã tăng lên trung bình 150%. Tuy nhiên, hơn 85% các phòng khám tại Việt Nam vẫn chỉ tập trung vào việc chạy quảng cáo mới mà chưa biết tận dụng nguồn khách cũ nguồn này chiếm đến 60-80% doanh thu thực tế của những phòng khám hàng đầu.
CRM chính là kho dữ liệu quý giá giúp bạn:
Xác định ai đã từng đặt lịch nhưng chưa đến khám
Phát hiện khách hàng đã khám một lần nhưng “biến mất” suốt 6 tháng qua
Nhận biết những khách hàng sẵn sàng chi từ 20-50 triệu cho các dịch vụ cao cấp
Theo dõi kênh nào đang mang về những khách hàng chi tiêu cao nhất (Facebook, Zalo hay Google)
Khi bạn nắm rõ những thông tin này, bạn có thể:
Giảm từ 30-60% chi phí thu hút khách mới chỉ bằng cách sử dụng dữ liệu khách cũ qua Facebook Custom Audience
Tăng gấp 2-5 lần số lịch tái khám chỉ với một chiến dịch tự động trên Zalo
Đẩy doanh thu lên từ 25-50% mà không cần tăng thêm ngân sách quảng cáo
Nói cách khác, nếu phòng khám của bạn đã có trên 500 khách hàng cũ trong 12 tháng vừa qua mà chưa áp dụng CRM để khai thác lại, bạn đang bỏ lỡ hàng trăm triệu đồng mỗi tháng.
Phòng khám cần sử dụng CRM cho hoạt động tiếp thị
Các nhóm dữ liệu trong CRM hỗ trợ marketing phòng khám
Để nâng cao hiệu quả tiếp thị, phòng khám không chỉ cần chạy thật nhiều quảng cáo, mà phải dựa trên dữ liệu thực tế từ chính bệnh nhân của mình. CRM chính là “bộ não dữ liệu” giúp bạn hiểu rõ: bệnh nhân là ai, họ cần gì và hành vi của họ ra sao. Dưới đây là 5 nhóm dữ liệu quan trọng nhất mà một hệ thống CRM tốt cung cấp, có thể áp dụng ngay cho marketing:
Dữ liệu nhân khẩu học (tuổi, giới tính, khu vực, nghề nghiệp…): Phân nhóm chính xác và chọn thông điệp đúng người. Ví dụ: nam 30-45 thường quan tâm gói khám sức khỏe tổng quát, nữ 25-35 hay tìm dịch vụ sản phụ khoa và da liễu.
Lịch sử khám và dịch vụ đã sử dụng: Xác định khách hàng tiềm năng tái khám, nhắc lịch định kỳ hoặc gợi ý dịch vụ bổ sung phù hợp.
Hành vi đặt lịch và tương tác: Biết giờ nào bệnh nhân hay đặt hẹn, hay hủy hẹn vì lý do gì, gửi tin nhắn đúng thời điểm, đúng nội dung, giảm tỷ lệ bỏ lỡ.
Nguồn gốc khách hàng (Facebook, Google, Zalo, giới thiệu…): Biết chính xác kênh nào mang lại bệnh nhân “xịn” nhất để đổ tiền đúng chỗ, tăng ROI.
Doanh thu & chi phí theo từng bệnh nhân: Tính được tốn bao nhiêu để có 1 khách mới, khách đó mang lại bao nhiêu tiền trong cả quá trình điều trị, đánh giá chiến dịch nào thực sự có lãi.
Khi nắm rõ 5 nhóm dữ liệu này, phòng khám sẽ chuyển từ việc “đốt tiền quảng cáo may rủi” sang làm marketing dựa trên số liệu thực tế vừa tiết kiệm chi phí, vừa tăng trưởng bền vững.
Các nhóm dữ liệu trong CRM hỗ trợ marketing phòng khám
7 Cách tăng hiệu quả marketing phòng khám nhờ CRM
CRM không chỉ lưu thông tin bệnh nhân nó là “mỏ vàng” giúp bạn tăng khách, tăng tái khám và giảm chi phí quảng cáo đáng kể. Dưới đây là 7 cách đã được hàng trăm phòng khám áp dụng thành công, bạn có thể làm ngay tuần này:
Phân khúc bệnh nhân để cá nhân hóa thông điệp tiếp thị
Dữ liệu dùng: Tuổi, giới tính, lịch sử khám, dịch vụ quan tâm
Ứng dụng: Tạo nhóm khách hàng cụ thể như “nữ 25–35 tuổi quan tâm da liễu,” “bệnh nhân khám tổng quát cách đây 6 tháng,” “khách tiềm năng từ Facebook chưa đặt lịch”
Hiệu quả: Gửi đúng thông điệp đến đúng đối tượng, nâng cao tỉ lệ chuyển đổi mà không cần tăng chi phí quảng cáo
Tự động hóa nhắc hẹn, tái khám và chăm sóc sau điều trị
Dữ liệu dùng: Lịch sử khám, lịch hẹn, phác đồ điều trị, hành vi tương tác
Ứng dụng: CRM tự động gửi tin nhắn SMS, Zalo hoặc Email nhắc nhở tái khám, lấy kết quả xét nghiệm hay tư vấn chăm sóc hậu điều trị
Hiệu quả: Giảm tỷ lệ bỏ hẹn, tăng tần suất tái khám và làm bệnh nhân cảm nhận sự quan tâm sát sao của phòng khám
Tối ưu quảng cáo dựa trên dữ liệu CRM
Dữ liệu dùng: Dịch vụ đã sử dụng, nguồn kênh, nhóm bệnh nhân đã chuyển đổi
Ứng dụng: Tạo tệp quảng cáo remarketing hoặc lookalike từ dữ liệu thật trong CRM; loại bỏ nhóm không tiềm năng để tránh lãng phí ngân sách
Hiệu quả: Giảm chi phí quảng cáo, tăng tỷ lệ đặt lịch và tiếp cận đúng khách hàng có tiềm năng sử dụng dịch vụ
Xác định dịch vụ “hot” và tập trung chiến dịch phát triển
Dữ liệu dùng: Dịch vụ được dùng nhiều nhất, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu theo dịch vụ
Ứng dụng: Chạy các chiến dịch riêng cho dịch vụ phổ biến, ví dụ da liễu, tổng quát, nha khoa…
Hiệu quả: Tăng nhanh doanh thu mà không cần mở rộng lớn ngân sách quảng cáo
Đánh giá hiệu quả từng kênh marketing
Dữ liệu dùng: Nguồn khách (Facebook, Google, Zalo, website, giới thiệu…), tỷ lệ đặt lịch, chi phí thu hút khách (CAC)
Ứng dụng: Xác định kênh nào mang lại bệnh nhân chất lượng nhất để tập trung ngân sách
Hiệu quả: Loại bỏ kênh hoạt động kém hiệu quả, nâng cao tỷ lệ hoàn vốn (ROI) của chiến dịch
Nâng cao trải nghiệm bệnh nhân qua phân tích phản hồi
Dữ liệu dùng: Đánh giá sau khám, độ hài lòng, thời gian chờ, lý do hủy hẹn
Ứng dụng: Cải tiến quy trình đón tiếp, giảm thời gian chờ, nhân viên CSKH chủ động liên hệ khách hàng có phản hồi tiêu cực
Hiệu quả: Gia tăng sự hài lòng, thúc đẩy bệnh nhân giới thiệu người thân – nguồn khách hàng chất lượng cao
Dự đoán khả năng quay lại và triển khai chiến dịch đúng lúc
Dữ liệu dùng: Lịch sử tái khám, chu kỳ dùng dịch vụ, tần suất tương tác
Ứng dụng: CRM tự động gợi ý thời điểm gửi tin nhắn tái khám hoặc kiểm tra định kỳ (ví dụ 3 tháng, 6 tháng hoặc theo phác đồ điều trị)
Hiệu quả: Tăng tỷ lệ tái khám, kéo theo doanh thu lặp lại ổn định cho phòng khám
Áp dụng đúng 7 cách này, nhiều phòng khám đối tác của chúng tôi đã tăng 30-80% lượng khách mới và tái khám chỉ trong 3-6 tháng, đồng thời giảm 50% chi phí quảng cáo lãng phí. Dữ liệu bạn đã có sẵn trong phòng khám – vấn đề chỉ là bạn đã chịu khai thác chúng chưa?
7 Cách tăng hiệu quả marketing phòng khám nhờ CRM
Quy trình triển khai marketing dựa trên CRM cho phòng khám
Để CRM thật sự phát huy giá trị trong marketing, phòng khám cần một quy trình rõ ràng thay vì chỉ nhập liệu và sử dụng một cách đơn giản. Quy trình dưới đây giúp chuyển đổi từ marketing truyền thống sang marketing dựa trên dữ liệu, đảm bảo mỗi chiến dịch đều có mục tiêu cụ thể, có đo lường kết quả và khả năng tối ưu liên tục.
Bước 1: Thu thập và làm sạch dữ liệu
CRM chỉ hiệu quả khi dữ liệu chính xác, đồng nhất. Việc cần làm:
Chuẩn hóa các trường thông tin như tên, số điện thoại, nguồn khách, dịch vụ, lịch hẹn
Đồng bộ dữ liệu từ website, tổng đài, Zalo OA, biểu mẫu đăng ký, landing page
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp và bổ sung thông tin còn thiếu
Kết quả: Phòng khám có bộ dữ liệu sạch, sẵn sàng cho phân tích và triển khai chiến dịch.
Thu thập và làm sạch dữ liệu
Bước 2: Thiết lập phân khúc bệnh nhân
Từ dữ liệu sạch, CRM cho phép chia bệnh nhân thành các nhóm phù hợp mục tiêu marketing. Ví dụ phân khúc:
Bệnh nhân mới đăng ký nhưng chưa đến khám
Bệnh nhân đã khám cách đây 3–6 tháng
Nhóm quan tâm dịch vụ cụ thể như da liễu, sản khoa, nha khoa, nội soi
Nhóm khách hàng có giá trị cao hoặc tần suất tái khám lớn
Mục tiêu: Gửi thông điệp phù hợp, tránh marketing đại trà không hiệu quả.
Thiết lập phân khúc bệnh nhân
Bước 3: Thiết kế và tự động hóa chiến dịch tiếp thị
Dựa trên phân khúc, phòng khám xây dựng các kịch bản tự động hóa chiến dịch. Các chiến dịch phổ biến gồm:
SMS, Zalo nhắc lịch tái khám định kỳ
Email chăm sóc sau điều trị
Giới thiệu dịch vụ mới cho nhóm khách quan tâm
Remarketing tự động cho người chưa đặt lịch
Hiệu quả: Giảm tải công việc cho nhân viên CSKH, tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không cần thao tác thủ công.
Thiết kế và tự động hóa chiến dịch tiếp thị
Bước 4: Đo lường KPI và phân tích kết quả chiến dịch
CRM cung cấp các báo cáo chi tiết theo từng chiến dịch và kênh marketing. Chỉ số quan trọng cần theo dõi:
Tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp (Email, SMS, Zalo)
Tỷ lệ đặt lịch và tỷ lệ đến khám
Doanh thu theo từng chiến dịch
CAC (chi phí thu hút một bệnh nhân)
CLV (giá trị vòng đời bệnh nhân)
Nguồn kênh mang lại khách hàng chất lượng
Mục tiêu: Nhận biết chiến dịch hiệu quả để tiếp tục đầu tư, hoặc điều chỉnh, dừng những chiến dịch kém hiệu quả.
Đo lường KPI và phân tích kết quả chiến dịch
Bước 5: Tối ưu liên tục dựa trên dữ liệu thực tế
Marketing phòng khám không chỉ làm một lần rồi dừng. Dữ liệu trong CRM luôn thay đổi theo mùa bệnh, xu hướng và nhu cầu khách hàng. Cần tối ưu thường xuyên:
Điều chỉnh thông điệp, ưu đãi, thời điểm gửi phù hợp hơn
Cập nhật và làm mới tệp khách hàng tiềm năng
Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng dựa vào phản hồi thực tế
Tăng ngân sách cho kênh có ROI cao
Kết quả: Mỗi chiến dịch không ngừng được cải thiện, ngày càng đem lại hiệu quả cao hơn.
Tối ưu liên tục dựa trên dữ liệu thực tế
8 Tiêu chí bắt buộc phải có khi chọn CRM cho phòng khám
90% Phòng khám chọn CRM sai ngay từ đầu chỉ vì chạy theo giao diện đẹp hoặc giá rẻ. Hậu quả: tốn vài chục triệu mua phần mềm nhưng cuối cùng vẫn phải làm thủ công, dữ liệu bừa bộn, quảng cáo vẫn bắn đại trà. Dưới đây là 8 tiêu chí sống còn mà bất kỳ phòng khám nào cũng phải yêu cầu nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ trước khi ký hợp đồng.
Quản lý hồ sơ bệnh nhân đầy đủ và linh hoạt: Phần mềm phải lưu trữ chi tiết thông tin cá nhân, lịch sử khám, dịch vụ đã sử dụng, ghi chú sức khỏe, bệnh án cơ bản. Cho phép tùy chỉnh các trường dữ liệu theo chuyên khoa như da liễu, nha khoa, phụ khoa, tổng quát… Hỗ trợ tìm kiếm và lọc nhanh, giúp dễ dàng phân nhóm, chăm sóc và phân tích.
Tích hợp đặt lịch và nhắc hẹn tự động: Cho phép đặt lịch khám trực tuyến hoặc offline, quản lý lịch hẹn dễ dàng. Tự động gửi thông báo nhắc hẹn qua SMS, Email, Zalo… giảm tình trạng bỏ hẹn, tăng tần suất tái khám.
Khả năng phân khúc và phân tích dữ liệu khách hàng: Phần mềm cần hỗ trợ phân nhóm bệnh nhân theo nhiều tiêu chí: dịch vụ, độ tuổi, hành vi, nguồn kênh…Có bảng điều khiển (dashboard) báo cáo số lượng bệnh nhân theo phân khúc, doanh thu theo dịch vụ/kênh, tần suất tái khám, tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Tích hợp marketing và kênh giao tiếp đa dạng: Hỗ trợ gửi SMS, Email, thông báo Zalo và tích hợp các kênh marketing online như Facebook, Google Ads để remarketing. Theo dõi lịch sử tương tác, giúp kiểm soát trải nghiệm bệnh nhân, chăm sóc sau điều trị và ghi nhận phản hồi.
Đo lường ROI và hiệu quả chiến dịch: Có khả năng theo dõi chi phí quảng cáo, số bệnh nhân từng kênh, doanh thu, CLV (giá trị vòng đời khách hàng), CAC (chi phí thu hút khách). Báo cáo rõ ràng giúp phòng khám đánh giá hiệu quả và ra quyết định ngân sách, chiến lược marketing.
Dễ sử dụng và triển khai với nhân viên không chuyên kỹ thuật: Giao diện trực quan, dễ thao tác, có hỗ trợ tiếng Việt nếu cần. Có hướng dẫn chi tiết, phù hợp với phòng khám vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự hạn chế. Truy cập linh hoạt từ nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động tiện lợi cho bác sĩ và nhân viên.
Bảo mật và tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân: Mã hóa dữ liệu bệnh nhân, phân quyền truy cập rõ ràng. Có cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu, bảo vệ thông tin nhạy cảm – điều đặc biệt quan trọng trong ngành y tế.
Khả năng mở rộng và tích hợp hệ sinh thái: Phần mềm phải mở rộng dễ dàng khi phòng khám phát triển, thêm chi nhánh hoặc quy mô lớn hơn. Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, tổng đài, quản lý lịch, thanh toán… Có API hoặc khả năng kết nối để đồng bộ dữ liệu đa chiều giữa các hệ thống.
8 Tiêu chí bắt buộc phải có khi chọn CRM cho phòng khám
MediCRM giải pháp CRM chuyên sâu cho phòng khám
MediCRM là lựa chọn phù hợp cho các phòng khám đang muốn nâng cao hiệu quả marketing, tối ưu quy trình và phát triển bền vững dựa trên dữ liệu. Khác với các CRM đa ngành, MediCRM được xây dựng chuyên biệt cho lĩnh vực y tế, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu từ quản lý bệnh nhân đến tự động hóa chăm sóc và phân tích hiệu quả chiến dịch.
Quản lý bệnh nhân theo vòng đời: Theo dõi từ đăng ký → khám → tái khám, đồng bộ dữ liệu để phân khúc và chăm sóc cá nhân hóa.
Tự động hóa marketing: Nhắc lịch/SMS/Zalo/Email theo phân khúc, remarketing cho khách tiềm năng, tăng chuyển đổi không tốn thêm chi phí.
Báo cáo chi tiết: Dashboard về hiệu quả kênh, CAC/CLV, doanh thu dịch vụ, tỷ lệ quay lại, phân tích khách VIP.
Tích hợp linh hoạt: Kết nối tổng đài, website đặt lịch, phần mềm phòng khám, thanh toán, marketing platforms.
Bảo mật tiêu chuẩn y tế: Mã hóa dữ liệu, phân quyền, sao lưu định kỳ đảm bảo an toàn thông tin nhạy cảm.
MediCRM giải pháp CRM chuyên sâu cho phòng khám
Trong cuộc đua hiện tại, phòng khám nào chuyển sang marketing dựa trên dữ liệu trước sẽ chiếm hết khách trong khu vực 1–2 năm tới. Những nơi còn chạy quảng cáo đại trà và quản lý bệnh nhân bằng Excel đang bị bỏ lại phía sau từng ngày.
Khi triển khai đúng, một hệ thống CRM chuyên cho y tế giúp phòng khám của bạn:
Ngăn chặn 70–90% khách tiềm năng bị thất thoát
Tăng 30–80% tỷ lệ đặt lịch và tái khám tự động
Cá nhân hóa 100% hành trình của bệnh nhân (từ tin nhắn chào mừng đến nhắc tái khám đúng ngày)
Tiết kiệm ngay 30–50% chi phí quảng cáo từ tháng thứ 3
Hàng trăm phòng khám da liễu, nha khoa, phụ sản, mắt, nhi… trên toàn quốc đã và đang tăng trưởng nóng nhờ MediCRM hệ thống CRM duy nhất tại Việt Nam được thiết kế riêng cho phòng khám tư nhân, tích hợp sẵn toàn bộ kịch bản marketing tự động hóa + báo cáo ROI chi tiết từng đồng quảng cáo.
Nếu bạn thực sự muốn năm 2026 doanh thu phòng khám tăng gấp 1.5–3 lần mà không cần tăng ngân sách quảng cáo, hãy để lại số điện thoại hoặc inbox ngay hôm nay để được demo miễn phí trên chính dữ liệu phòng khám của bạn trong 30 phút.
Thông tin liên hệ MediCRM
Hotline: 028 7101 0919
Email: support@medicrm.vn
Địa chỉ: 13 Đường 37 – Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
Hà Thanh Phong – CEO & Nhà sáng lập MediCRM, chuyên gia ứng dụng CRM trong y tế, tiên phong phát triển giải pháp MediCRM giúp bệnh viện và phòng khám tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm bệnh nhân.
